Y&S Podcast, Ep. 18, From Planning to Execution: What It Takes to Deliver Successful Projects

Nabila: Hai YNS Fellas, selamat datang kembali di YNS Perspektif di mana Anda dapat berhubung ke strategi hari ini untuk sukses esok Nah, hari ini kita akan bincang-bincang dengan tema yang lebih santai nih, YNS Velas. Mungkin biasanya kita bahas tentang industri atau kita menghadirkan narasumber-narasumber dari expert di bidang tertentu gitu ya. Nah, kalau kesempatan kali ini kita mau bahas yang ringan-ringan aja tapi tetap bervalue tentunya bagi teman-teman YNS. Nah, hari ini kita akan ngobrol tentang dunia consulting, project experience, dan berbagai insight nih dari teman-teman di sini. Mungkin kita perkenalan dulu kali ya. Mungkin bisa dimulai dari yang paling senior. Di sini ada Bapak Yogi Priantoro sebagai Research Director.

Yogi Priantoro: Salam kenal semua.

Nabila: Kemudian ada juga Kak Putri Hintan sebagai Research Manager.

Putri Hintan: Halo, salam kenal semuanya.

Nabila: Dan ada juga Kak Bela Vista sebagai Assistant Manager dari Market Research.

Bela Vista: Hai semuanya, salam kenal.

Nabila: Oke karena udah kenalan semua, oh iya saya juga belum memperkenalkan diri ya, perkenalkan nama saya Nabila, saya sebagai konsultan market research dari YNS Nah, gimana nih kabernya semuanya, Kak Putri, Pak Yogi, Kak Bela?

Yogi Priantoro: Alhamdulillah, baik.

Nabila: Baik ya? Oke. Kita santai aja ya hari ini. Nah, kalau kita kan sebenarnya kalau saya pribadi ya Pak dan Kak, itu kan udah sekitar 3 tahun ya di industri konsulting ini di Yamada, gitu. Nah, kalau di Yamada sendiri terutama industri konsulting itu kan kita kerjanya project based ya. Jadi memang per klien, per project, gitu. Nah, pastinya setiap proyek itu kan kita pengen nih proyeknya itu berjalan lancar gitu kan, tanpa hambatan yang berarti lah gitu, dan yang paling penting bisa memberikan value yang bermanfaat gitu bagi kliennya dari proyek itu gitu kan. Nah, cuma dalam keberjalanannya ini, pastikan kita menemukan hambatan ya, nggak mungkin semuanya lancar-lancar aja gitu. Nah, hari ini mungkin kita ingin membahas tentang seperti apa sih berjalannya sebuah proyek, mulai dari perencanaan, eksekusi, dan monitorinnya, kalau diam ada itu sendiri. Nah, mungkin kita bisa mulai dulu kali ya dari tahapan yang paling penting nih dari sebuah project gitu ya, yaitu planning. Nah, aku pernah dengar, Kak Putri dan Pak Yogi gitu ya, sebuah kalimat yang cukup terkenal, salah satunya yaitu, by failing to prepare, we are preparing to fail. Jadi kalau misalnya kita gagal untuk membuat perencanaan yang baik, sebenarnya kita merencanakan sebuah kegagalan gitu ya. Nah, mungkin aku nggak tahu nih, apakah kalian setuju atau nggak gitu ya, nanti mungkin bisa diceritain. Nah, kalau dari perspektif seorang researcher gitu ya, di Amado Consulting ini, sebenarnya seperti apa sih gitu ya, perencanaan project yang baik gitu kalau menurut kalian? Oke, mungkin bisa kita mulai dari Kaput dulu kali ya? Silahkan Kaput.

Putri Hintan: Oke. Tadi mungkin aku komentarin dulu ya, terkait perencanaan itu kalau misalnya di awal sudah gagal, maka ke depannya juga akan gagal. Aku setuju banget sih terkait itu, gitu ya. Karena aku juga beberapa kali sempat mengalami itu, gitu ya. Karena kan untuk sampai di level manajer juga di waktu aku level konsultan pernah mengalami gagal dulu, gitu ya. Nah, gimana sih perencanaan itu, gitu ya, sampai akhirnya bisa membuat project ini bisa lancar sampai ke depannya? Cuma, poin pentingnya menurut aku, sebelum kita ke perencanaan, pertama itu harus paham dulu sih yang dimau sama klien itu apa. Mungkin nanti dari Pak Yogi sama Bella juga bisa membahas agak. Jadi, kalau kita belum paham klien maunya apa, kita juga nggak bisa merencanakan gitu. Pakai metodenya apa, terus akan mengerjakannya seperti apa, berapa lama, gitu. Jadi, pertama itu harus paham dulu klien maunya apa. Udah klien maunya apa, kita lihat juga ke proposalnya. Karena kalau di Yamada ini, jalan pertama dari tim konsultan berkenalan dengan keinginan klien itu dari proposal dulu. Nah, baru dari situ kita ketemu kliennya, gitu, untuk nge-cross-chat. Nah, mungkin itu dulu sih dari aku.

Nabila: Berarti ini ya kaya lebih ke memahami sebenarnya objektif dari risetnya tuh apa gitu, yang diinginkan klien tuh seperti apa gitu ya. Baru nanti keperencanaannya seperti apa gitu ya. Oke, baik-baik Kak. Nah, kalau dari Kak Bella seperti apa nih Kak? Kalau menurut Kak Bella sendiri, apa sih yang paling penting gitu ya dalam perencanaan sebuah proyek?

Bela Vista: Oke, aku setuju sih tadi sama yang disampaikan sama Kak Putri. Pertama, kita harus tahu dulu sebenarnya skop dan objektifnya itu apa, gitu. Jadi, sama seperti kita mau pergi ke suatu tempat, kita kan harus tahu kita mau ke mana, kita mau beli apa, lalu nanti kita akan putuskan, oh kita mau naik apa, kita berapa lama, setelah ini apa, seperti itu kan. Menurut aku, skop dan objektifnya memang harus jelas, gitu. Baru dari situ kita nanti akan ke metodologinya, design, studinya mau seperti apa, lalu kita akan nge-breakdown skop besar tadi jadi pembagian yang kecil-kecil, gitu. Nanti kita akan distribusikan ke source yang kita punya, seperti itu. Nah, untuk bisa paham skop dan juga objektifnya ini, itu kita penting yang namanya stakeholders alignment, seperti itu. Karena biasanya dari sisi klien pun itu ada beberapa layer komunikasi, gitu ya. Jadi, kita mau make sure bahwa dari klien pun itu udah satu suara semuanya, pengertiannya, gitu. Supaya tidak ada miskomunikasi ketika sampai ke kita, gitu. Nah, kita pun sebagai tim kan kita kepalanya beda-beda, gitu ya, interpretasinya beda, sampai di kita pun kita harus lakukan alignment tuh. Nah, nanti setelah dari tim, kita kan juga ada kerjasama dengan vendor, gitu kan, untuk proses riset kita ini. Nah, itu setiap stakeholders yang terlibat itu harus align dulu sih, gitu, supaya kita menuju ke objektif yang sama, gitu.

Nabila: Hmm, menarik banget nih tadi ya tentang stakeholder analysis ya, kayak jadi kita bagaimana kita tahu sebenarnya dari klien itu ada siapa-siapa aja gitu yang terlibat di proyek tersebut sehingga kita bisa memahami keinginan semuanya gitu ya, kayak I see, oke. Nah, kalau kita bicara tentang planning gitu ya, mungkin ada juga nih pertanyaan sebenarnya harus seberapa detail gitu sih ya untuk kita bikin sebuah planning dari proyek itu sendiri gitu ya. Di sisi lain kan sebenarnya kita memang ingin detail, tapi terkadang kan kita juga ada momen-momen dimana kita harus bisa fleksibel juga gitu ya. Nah, kalau menurut Pak Yogi gitu Pak, sebenarnya bagaimana sih Pak kita seharusnya menentukan level kedetailan gitu ya dari sebuah proyek planning itu sendiri?

Yogi Priantoro: Oke, thank you. Sebetulnya sudah disampaikan sama Putri sama Bella sih. Saya coba merangkum dan menambahkan sedikit. Benar, step pertama kita harus, objektifnya harus kita pahami dulu apa yang diinginkan oleh klien dan kemudian lanjutannya adalah dari objektif itu deliverables insight apa sih yang kita harus memberikan ke klien karena itulah sebetulnya inti dari insight yang mereka butuhkan dari proyek tersebut. Step ketiganya adalah baru kita bicara metodologi. Bisa dalam KWAN, bisa dalam KUAL, atau di-mix gitu. Dan dalam KUAN dan KUAL kan juga ada beberapa hal yang harus kita lakukan tergantung dari objektif dan deliverables tadi yang mau kita lakukan. Terakhir, secara singkat sih kita butuh apa yang kita sebut sebagai time plan atau time frame. Nah itu yang juga harus dikerjakan oleh tim konsultan untuk membreak down itu secara rinci detail tuh. Jadi proses apa yang akan dikerjakan itu harus dibuat berdasarkan dari time frame dengan harapan itulah rencana kerja dari tim supaya kita bisa mendeliver seperti apa yang sudah kita komitmenkan ke klien. Kurang lebih kayak gitu.

Nabila: Oke, kalau aku tangkep ya Pak, berarti tadi ada tiga ya?

Yogi Priantoro: Objektif, kemudian kita insight, atau deliverables insightnya itu yang ketiga adalah mengenai metodologinya, yang keempat adalah time frame.

Nabila: Ada empat ya, teman-teman. Itu berarti sudah cukup detail ya Pak Ya, nanti tergantung turunannya seperti apa gitu ya. Tapi empat komponen itu harus ada di dalam sebuah project plan gitu ya. Oke, menarik sekali. Nah, tadi udah nih kita bicara tentang merencanakan sebuah project ya, dari Kak Putri, Kak Bella, dan Pak Yogi juga gitu. Nah, berikutnya kalau dari project itu sendiri kan pasti masuk masuk ke tahap eksekusi gitu ya, dimana kita mengeksekusi atau menjalankan planning yang kita buat tadi gitu kan. Nah, kalau di UNS sendiri ini kan kita dalam satu project itu ada beberapa orang ya di dalamnya, ada beberapa tim gitu. Nah, dan salah satu komponen yang paling penting di dalam sebuah project itu kan sumber daya manusianya ya, yaitu timnya itu sendiri gitu. Aku penasaran sih kalau dari teman-teman di sini, dari kakak-kakak dan Pak Yogi, sebenarnya bagaimana sih cara untuk anggota tim dari sebuah proyek itu bisa memahami peran dan tanggung jawabnya di dalam proyek itu seperti apa gitu. Mungkin ada yang bisa sharing dulu, mungkin dari siapa dulu nih?

Putri Hintan: Pak Putri dulu, boleh. Nah, mungkin ini uniknya di industri consulting ya, Jadi kalau selain tadi sulit atau tantangan, bukan sulit, tapi tantangan mengejakan proyek, memahami keinginan klien gitu, tantangan lainnya juga untuk memanage team member sih, gitu ya, untuk di industri consulting gitu. Nah, gimana caranya kita semua punya pemahaman yang sama, gitu ya, terkait dengan pekerjaan di proyek ini? Nah, biasanya kalau di Yamada itu struktur pengadilan proyek kan akan ada proyek manager, Kemudian ada tim member, tim membernya ini juga bisa jadi ada core PM-nya juga. Dari PM-nya itu biasanya nanti akan buat work plan tadi, masing-masing akan mengejakan apa, tergantung dengan skill-nya masing-masing. Untuk menyamakan dulu persepsi, biasanya sebelum proyek mulai, ada yang namanya internal kick-off, kalau diam ada. Jadi kita sama-sama membedah isi proposal, kemudian mempersiapkan untuk kick-off ketemu klien nantinya. Di proposal ini nanti akan ada Q&A antara PM, team member, dan juga ada bagian dari CS atau Custodial Service yang berjam-jam untuk proposal itu. Nah, di situlah titik awal kita untuk saling memahami sih, masing-masing tugas kita nantinya seperti apa, terus nanti goals-nya seperti apa.

Nabila: Jadi tadi itu ada work plan sama internal kick-off ya, Kay? Dan itu paling heavy-nya sebenarnya di PM ya, di awal-awal untuk memberikan tugas-tugas itu ke team membernya, gitu ya. Oke, ya sebetulnya pengalaman juga ya. Sempat sering juga diberikan tugas-tugas. Nah, kalau dari KBLA sendiri nih, mungkin aku penasaran dari perspektif KBLA sendiri, Kalau misalnya di awal-awal, sebenarnya tantangan apa sih yang paling sering muncul? Atau mungkin sekeberjalanannya proyek dari awal hingga berjalan di tengah dan akhir, sebenarnya yang paling sering muncul itu tantangan yang seperti apa sih, Kak?

Bela Vista: Iya, tantangan itu kan macam-macam ya, kadang dari internal kita, kadang dari ada faktor eksternal yang memang diluar kendali kita, kadang juga dari sisi klien ada perubahan skop, ataupun penambahan skop, segala macam seperti itu ya. Cuman karena tadi menyambung dari human resource management gitu ya, team management, Di sini kan kita bekerja multiple project ya, jadi satu orang bisa mengerjakan 3-5 project gitu. Nah, tadi Kapustri sempat mention bahwa kita ada internal kick-off gitu. Biasanya kita task allocation-nya itu, kita udah sesuaikan tuh dengan load masing-masing orang. Ya, seperti itu biasanya kan. Nah, cuman di tengah berjalannya project, terkadang dinamika di proyek lain itu kadang mempengaruhi proyek kita gitu, karena tadinya kita mengalokasikan tugas kepada seseorang gitu ya dengan alokasi 20%, 20% itu sebenarnya kan sudah mempertimbangkan potensi load-nya gitu, tapi ternyata di proyek lain pun itu ada penambahan load, ada problem ABCD dan itu berdampak dengan kemampuan dia untuk bisa berkontribusi di proyek kita, seperti itu. Nah, di situ tuh penting banget yang namanya backup plan gitu ya, bagaimana kita bisa mencari solusi gimana caranya source yang ada tetap bisa mengerjakan target yang ada gitu ya meskipun sudah lumayan occupied nih di tempat lain gitu jadi hal-hal tersebut itu perlu di apa ya di persiapkan dari awal sih gitu siapa yang akan memback up siapa kalau misalnya ini terjadi kita harus bagaimana supaya goalsnya tetap tercapai gitu itu sih kalau dari sisi human resource yang paling sering terjadi Aku setuju

Putri Hintan: banget sih sama Bella, kita sebetulnya sudah ada pencanaan di awal, tapi ternyata di tengah-tengah muncul proyek mana klien tiba-tiba pengen sesuatu juga yang harus saat itu juga, di situlah mungkin yang harus saling koordinasi sama tim membernya, sama PM proyek lain

Bela Vista: juga benar-benar dan disini itu aku selama bekerja sama sih aku rasa setiap orang itu sangat-sangat suportif gitu ya jadi kita nggak yang saklek oh tapi kan ini sudah jadi part kamu tanggung jawab kamu aku nggak peduli kamu di sana kayak gimana yang penting sini kamu harus kelarin target kamu kita nggak sesaklek itu sih kita yang penting di sini komunikasi sih gitu kalau misalnya memang ada problem di sana itu sangat bisa dikomunikasikan nanti kita

Nabila: cari solusinya bareng lagi-lagi memang human resource itu sangat penting di dalam proyek, dari pengelolaannya ini cukup menjadi challenge kalau dari Kak Putri dan Kak Bella.

Putri Hintan: Bahkan kalau di kami kan ada juga posisi seperti Payogi, bisnis director. Kalau di level PM-nya sudah buntu, biasanya kita konsultasikan ke Payogi, yang memang sudah sangat pengalaman.

Nabila: Jadi ada beberapa rencana gitu ya, kayak mulai dari tadi komunikasi, kemudian konsultasi ke advisor juga gitu ya. Oke, jadi nggak sendirian gitu ya sebenarnya sebagai Project Manager gitu ya. Karena sebenarnya Project Manager ini tugasnya kayaknya berat banget ya. Nggendong team member gitu ya, semuanya dilakuin ya. Oke, kalau misalnya dalam proyek seperti jalanan aku di Yamada juga, terkadang itu salah satu problem yang aku pernah temuin juga Pak Yogi dan pakang-pakang yang lain itu adalah adanya perubahan skop. Jadi, tiba-tiba kliennya minta request sesuatu yang sebenarnya nggak ada nih di proposal atau mungkin additional lah ya gitu. Nah sebenarnya dari kita willing aja gitu ya untuk menambahkan hal tersebut tapi mungkin kan ada hal-hal yang harus kita adjust gitu ya dan itu salah satu challenge juga gitu. Nah kalau dari kakak-kakak dan Pak Yogi sendiri gitu ya sebenarnya seperti apa nih ketika Terjadi hal seperti itu gitu ya mengharapi perubahan skop tersebut gitu. Mungkin dari Pak Yogi silakan Pak.

Yogi Priantoro: Ya, sebetulnya... yang tadi disebutkan ini keluar dari scope kemudian ada permintaan gitu ya di luar dari scope atau dalam proposal yang sudah disepakati tapi memang ini gak bisa kita hindari di industri ini gitu kita juga harus bisa memberikan satu fleksibilitas tapi tetap harus professionalism itu jadi utama gitu ya jadi misalnya ada scopenya ini berubah nih dari Brief yang mereka berikan dan proposal yang sudah kita buat. Kita sebetulnya punya cara selama itu tidak menambah waktu, misalnya kita harus ada callback lagi atau ada area yang tadinya nggak kita cover, kita cover. Atau jumlah respondennya bertambah, apakah itu ADI atau MS dan lain-lain. Kita lihat dulu kalau memang sebetulnya data itu ada dan tugas kita adalah menganalisa lagi data itu untuk menjawab tadi ada ruang lingkup yang keluar nih, tapi hitungannya adalah selama data itu ada dan kita bisa lakukan analisa tambahan dan itu bisa kita berikan ke mereka. Karena yang jadi masalah ketika time frame-nya jadi bertambah. Nah itu kadang harus kita bicarakan dengan klien. Tapi sejauh ini sih saya bisa bilang majority kita nggak ada isu lah kalau ada penambahan-penambahan ekspektasi dari klien. Gitu sih kurang lebih.

Nabila: yang penting komunikasi juga ya Pak ya, ke kliennya, misalnya dari kita mungkin bisa nih memenuhi yang ABC tapi mungkin D dan E nggak bisa.

Yogi Priantoro: Betul, karena tadi ada time frame-nya jadi berubah nih. Scoop-nya jadi lebarnya sudah, spread-nya sudah terlalu besar gitu sekarang lebih.

Nabila: Oke, jadi sebenarnya kita nggak yang suckled banget sesuai proposal, kalau misalnya sebenarnya kita masih bisa full-farm.

Yogi Priantoro: Akomodate ya kita, akomodate, betul.

Nabila: Wah, menarik banget nih. Tadi kita udah bicara dari planning, kemudian eksekusi ya proyek. Nah, selain planning dan eksekusi, kita kan juga ada tahapan untuk monitoring dan kontrol ya di dalam proyek manajemen itu sendiri dari awal sampai akhir. Nah, biasanya di sini tuh peran proyek manajer tuh jadi sangat penting gitu ya. bagaimana memastikan bahwa proyek ini tuh bisa tetap on track gitu, mungkin dari segi waktunya, dari segi scope-nya, deliverable-nya gitu. Nah, kalau dari Kabela sendiri nih yang udah berpengalaman gitu ya, sebagai project manager gitu, sebenarnya peran dari project manager itu seperti apa sih kak dalam monitoring dan controlling ini gitu untuk eksekusi projectnya agar tetap on track gitu?

Bela Vista: Oke, nah tadi kan dalam tahap rencanan kita udah buat work plan-nya seperti apa gitu ya, dan work plan inilah yang akan jadi patokan kita dalam mengerjakan itu tadi scope-scope yang harus kita deliver ke klien gitu ya, jadi biasanya project manager itu punya helicopter view-nya gitu, jadi di stage sekarang ini kita relatif terhadap target kita, kita udah di posisi mana seperti itu, apakah dengan posisi sekarang kita perlu memacu gitu ya, memacu kecepatan kita, terus progress-nya harus di cepetin lagi, gitu. Nah, biasanya project manager tuh yang punya sense itunya, seperti itu. Jadi, kecepatan timnya, lalu juga deliverables dalam waktu dekat harus seperti apa, nah itu biasanya project manager yang menafigasi, gitu ya. kemudian juga potensi-potensi problem yang akan muncul ataupun tantangan yang muncul itu juga kita harus punya analisisnya gitu, kayak misalnya ini kan bulan Ramadan gitu ya, jadi biasanya kan kalau di riset itu kita emang heavy untuk melakukan primary research gitu kan, dimana kita perlu ngobrol dengan beberapa industri expert segala macem, nah biasanya kita sudah menafigasi tuh kayak kemungkinan akan banyak calon responden yang tidak bisa di konteks selama dua minggu nih gitu ya jadi bagaimana tuh plannya untuk mengatasi hal tersebut gitu jadi biasanya potensial-potensial challenges itu kita udah tangkap dulu nih gitu ya supaya di tengah jalan kita bisa cari solusinya juga gitu jadi menurut aku itu tadi sih navigator, gitu ya, untuk melihat secara relatif saat ini posisi kita di mana dan effort apa yang perlu dilakukan agar target tetap tercapai. Yang kedua juga untuk challenge manajemennya seperti apa, gitu.

Nabila: Ibaratnya project manager ini kayak masinis gitu ya, kalau di kereta gitu ya, pilot

Bela Vista: kalau di salah satu ya. Nahodanya, gitu ya.

Nabila: Benar-benar terangnya ini usial banget ya, project manager ini. Oke. Nah, kalau di Yamada sendiri gitu ya, selain ada project manager, tadi juga sempat dimention ya sama Kak Putri, ada peran advisor nih. Jadi advisor ini tugasnya sebenarnya memberikan kita advice gitu ya, tentang proyek tersebut, apa yang harus kita lakukan gitu. Nah, mungkin bisa detailnya bisa coba dari Pak Yogi, silahkan Pak, untuk tugas seorang advisor itu sebenarnya seperti apa sih Pak dalam keberjalanan monitoring gitu.

Yogi Priantoro: Pada prinsipnya kalau di kita ini kan ada culture yang kita sebut ketika ada proyek kita tuh liquid, semua terlibat. Termasuk saya juga dan tim yang lain. Jadi pada titik tertentu memang saya hanya diinform atau konsult tadi Putri bilang kalau ada isu-isu tertentu. Tapi di titik lain juga saya bisa terlibat dengan tim secara langsung. Kalau memang itu kita rasakan perlu untuk keterlibatan. Tapi untuk memenus operation pekerjaan itu ada di tangan research manager, ada PM, dan juga ada project manager dan juga team member. Karena itu adalah kewenangan dari teman-teman semua. Nah saya lebih berfungsi mungkin kalau ada something yang direction atau advice gitu ya terkait dengan strategic thinking gitu misalnya tuh ada sesuatu yang mungkin kalau ngeliat di finding agak susah nih. Nah mungkin itu yang bisa ada peran saya menambahkan di situ untuk memberikan Kayaknya insight ini memang bisa harus dilakukan juga dari perspektif yang berbeda. Jadi lebih saya sebagai memberikan advice, memberikan guidance, memberikan direction, dan titik tertentu saya juga part dari tim sih sebetulnya. Jadi, cuman pada titik tertentu aja saya ikut terlibat langsung ke tim di proyek-proyek terkait.

Nabila: Aku juga merasakan sih, Pak, kehadiran Pak Yogi ini sangat membantu sekali ya di beberapa proyek gitu. Terutama kalau misalnya memang kita udah buntu banget ya, Kak Putri ya, Kak Bella ya. Jadi kayak, oh ada perspektif baru nih dari yang lebih berpengalaman, gitu. Saya juga sering sih tiba-tiba ditanya, gimana, Bil, gitu, proyek ini, gitu. Oh iya, aman, Pak. Gitu, jadi ya. Seperti itu ya, Pak Prof. Weiser, ya. Oke. kalau kita ngomongin monitoring dan kontrol ini sendiri itu kan sebenarnya part of evaluasi ya, jadi terkadang tuh kalau di sebuah proyek gitu ya sebenarnya kan tadi yang kata Kabila bilang ya mungkin dari project manager menafigasi nih jalannya proyek tapi kan balik lagi tidak terlepas nih dari adanya masalah mungkin dari team membernya gitu yang mungkin ada kurang komit atau seperti apa, gitu. Nah, kalau sebagai project manager nih, Pak Putri juga sudah sering jadi project manager, sebenarnya seperti apa sih, Kak, cara mengevaluasi keberjalanan project, gitu ya, tanpa kita menyalahkan, gitu, atau adanya culture of blame, gitu, di dalam team. Ini juga jadi salah satu yang cukup concern, ya, gitu. Dalam sebuah proyek. Kalau dari Kapotri sendiri gimana caranya?

Putri Hintan: Balik lagi, karena di sini kita koordinasinya dengan manusia. Dimana manusia ini juga punya culture yang beda-beda, sifat yang beda-beda. Jadi untuk menyampaikan evaluansi ini juga kami sebagai project manager harus lihat dulu masing-masing sifat orangnya. Beda lagi antara Gen Z sama Millennial, cara penyampaiannya juga mungkin beda lagi. Harus lihat dulu kira-kira orangnya apakah yang bisa menerima teguran dengan direct atau yang harus secara haus tegurannya tambah lagi sifat-sifat orangnya kita harus paham dulu sih jadi itu mungkin salah satu tantangan project manager ya jadi bukan cuman memanage pekerjaan tapi juga memanage team membernya biar tetap seneng kerjanya tapi juga tetap fulfill dengan targetnya Benar

Bela Vista: banget sih, jadi kadang penyampaian itu harus sesuai dengan kepribadian anaknya. Karena ada beberapa tim juga yang sulit untuk komit itu ada, yang memang secara langsung di awal dia bilang kayak, gue nggak bisa ya, gitu. Nah, cara menghandle tipe member yang seperti itu tuh ada khusus kayak gitu. Dan kalau misalnya member-member yang memang komit, kemudian juga bersedia menerima feedback yang konstruktif tentunya, ya itu tuh sangat membantu kita mempermudah berjalannya proyek tersebut, gitu. Jadi memang unik-unik sih. Jadi kita harus adjust. ke keperibadian teman-teman juga gitu.

Nabila: Oke, iya-iya. Wow. Berarti project manager ini bukan cuma tadi ya, menafigasi, tapi memahami keperibadian orang-orang juga gitu ya.

Yogi Priantoro: Betul.

Nabila: Aduh, susah juga ya.

Putri Hintan: Cuman kan, sebenarnya iya, ada banyak begini juga.

Nabila: Nah, udah lengkap nih tadi kita bahasnya, diskusinya ya, dari mulai perencanaan, eksekusi, monitoring, dan juga controlling project gitu. Nah, kayaknya nggak lengkap nih kalau di akhir ini kita nggak ngomongin langsung soal contoh project atau mungkin pengalaman pribadi dari masing-masing gitu ya. proyek-proyek yang secara perencanaan bagus, kemudian sampai eksekusinya juga berjalan, ya mungkin ada hambatan, tapi yang nggak terlalu berarti gitu ya, sampai mungkin mendapatkan apresiasi gitu dari kliennya, gitu. Nah, silakan nih, ada cerita-cerita menarik nggak nih dari kakak-kakak dan Pak Yogi?

Bela Vista: Mungkin aku dulan kali ya. Jadi tadi kan kita ada bicara preparation, ada execution gitu ya, mungkin aku mau ceritakan dari part execution-nya gitu. Jadi aku ada ngerjain satu project research, B2B research, kliennya itu perusahaan cybersecurity gitu ya, telco sebenarnya, cuman kemarin itu produk yang aku menjadikan scope itu adalah cybersecurity services-nya, gitu. Nah, di situ sangat berperan penting yang tadi namanya proses alignment antar stakeholders, kayak gitu, karena user yang berkomunikasi langsung dengan AKPI itu adalah tim Indonesia-nya. sementara ada layer regional, ada layer HKEY-nya di Jepang, seperti itu. Jadi, informasi yang masuk itu berlayer dari sisi kliennya, seperti itu. Nah, yang kita lakukan adalah kita ada progress update itu setiap sekali seminggu, gitu. Sebenarnya kan kalau dari sisi kita, progress update dengan klien sekali seminggu itu jujur sangat ini ya, apa ya, cukup intense, gitu ya, karena setiap minggu kita harus ada progress yang nyata, gitu ya, yang harus bisa dilaporkan, gitu. cuman ternyata berjalannya proyek itu sangat membantu untuk alignment dengan klien selama prosesnya berjalan gitu. Nah ketika kita akhirnya sampai di interim report, final report, itu kita sudah align gitu, jadi reportnya minim revisi, kemudian juga karena secara konten, secara strategik, rekomendasi, segala macam itu sudah sesuai dengan kebutuhan klien memang dari awal, sehingga di akhir pun kita hanya perlu alignment sedikit lagi seperti itu, jadi minim revision gitu, jadi itu pentingnya tadi stakeholders alignment seperti itu.

Nabila: Oke, nah itu ya teman-teman YNS Velas yang ada di rumah dan kantor nih mungkin, berarti tadi kuncinya itu adalah stakeholder alignment ya, bagaimana kita bisa memahami sebenarnya tadi kliennya ini ada berapa layer gitu ya, dan siapa saja sih sebenarnya yang

Bela Vista: harus kita komunikasikan gitu ya, dan itu

Nabila: berdampak tuh jadi keberhasilan di proyek itu, di bidang grafisi, dan kliennya pun puas ya.

Bela Vista: Karena tadi kan di awal kita sudah bicara skop sama objektif gitu ya, jadi dari awal pun kita sudah tahu sebenarnya pertanyaan atau bisnis, solusi bisnis apa sih yang pengen dijawab oleh klien melalui riset ini gitu ya. Jadi kita harus memastikan selama berjalannya proses riset ini, itu mengarah ke jawaban yang dibutuhkan klien, solusi yang dia butuhkan, kayak gitu.

Nabila: Oke, thank you Kak Bella untuk sharing-nya. Next mungkin Kak Putri kali ya.

Putri Hintan: aku gri banget sih tadi yang terkait Bella gitu ya yang mana waktu keberjalanan proyek sampai ada weekly meeting nih sama klien gitu karena kan selama ini mungkin seringnya kita weekly meeting internal aja gitu ya nah mungkin itu yang harus kita pegang sih cara-cara itu gitu ya selalu ketemu klien menyampaikan progres gitu ya apakah yang kita kerjakan sampai sejauh ini itu sesuai dengan yang mereka harapkan gitu jangan sampai kita udah jalannya sampe Bandung gitu ya, tapi ternyata klien pengennya ke Surabaya gitu, kan ujung-ujung tuh, jangan sampe kayak gitu. Nah, aku juga ada sih salah satu pengalaman proyek gitu ya, proyeknya juga cukup baru nih di portfolio-nya YNS gitu ya, Project Due Diligence. sebagai portfolio proyek baru di kamipun kan belum banyak gitu ya, contoh-contoh proyek yang seperti itu, gitu. Nah, poin pentingnya tadi selain stakeholder alignment juga harus memahami sih apa aja sih yang harus di-deliver, gitu. Nah, yang harus di-deliver itu ya kembali lagi di proposal, gitu. Karena proposal itu memang sudah disetujui sama klien, gitu. sudah lihat di proposal deliverablesnya apa terus kita turunkan ke work plan kita dan kita sampaikan ke team member gitu ya dan dilakukan weekly meeting tadi gitu antara internal ataupun dengan klien gitu nah kalau semua hal itu dicapai gitu dilakukan dengan baik dan hasilnya pun akan baik gitu terbukti di project yang Nudelius ini gitu meskipun itu portok kita yang baru tapi kita berhasil gitu mengerjakan project itu Oke,

Nabila: due diligence ya tadi yang Kak Putri ya, memang kalau Kak Putri ini growth advisory ya kak Jadi memang proyeknya berhubungan dengan consulting, salah satunya due diligence ya Dan itu salah satu yang cukup sukses ya bisa dibilang ya kak, karena tadi proposalnya itu benar-benar diperhatiin banget gitu ya dari PM-nya, jadi nggak melenceng gitu ya dari apa yang udah kita rencanain gitu ya, itulah pentingnya planning Oke, nah terakhir nih mungkin dari Pak Yogi gitu ya, karena Pak Yogi juga sering ketemu dengan klien juga gitu ya, karena selain advice project gitu, kadang Pak Yogi ini juga yang menjadi ujung tombak kita ya kalau ketemu klien ya, Pak Yogi aja yang

Bela Vista: ketemu dan dulu nya klien.

Nabila: Jadi mungkin bisa diceritain nih Pak pengalamannya gimana?

Yogi Priantoro: Mungkin saya mau memberikan gambaran sedikit di Yamada Spire, apa yang kita kerjakan selama sekian puluh tahun gitu ya di Indonesia. Jadi memang kita scope-nya itu industri-nya, boleh dikatakan major industry di Indonesia itu kita udah melakukan studi misalnya mulai dari mining, kemudian dari pharmaceutical, otomotif, financial institution seperti banking ataupun insurance, food and beverage, agriculture, macam-macam deh pokoknya kita udah meng-cover semua itu. Memang alat ukur kalau kita bilang sukses story itu adalah apa yang dikasih feedback oleh klien ke kita. Jadi kalau mereka memberikan apresiasi, berarti kita sudah mendelivered apa yang sebetulnya mereka inginkan. Dan di banyak hal, itu kadang mereka mendapatkan value lebih dari yang mereka expect. Jadi kita ada value-value tambahan karena ada kecenderungan mereka melakukan studi untuk men-solve issue. Ada kecenderungan juga mereka melakukan studi itu untuk Bener nggak sih perspektifnya nih? Nah, mereka butuh kita kan? Atau juga untuk strategi plan gitu. Untuk five years business plan atau long range plan gitu. Nah, mereka butuh kita untuk mendapatkan insight-insight yang buat mereka menjadi bahan utama ketika mereka sedang membangun strategi plan tadi. Yang kita rasakan sih, misalnya nih habis presentasi gitu ya ada board of directornya, ada manager level. Begitu kita selesai, ya kita anggap suatu story yang bisa kita ceritakan, itu kita didatangin oleh boardnya itu, dan kita disalamin juga. Terima kasih presentasinya bagus, insightnya bagus. Kemudian juga mereka dengan wajar senyum gitu ya, dan itu kita alami sih sering. Ini beberapa project yang akhirnya juga itu menyebabkan kita bisa meritain mereka menjadi quote-unquote klien yang dalam waktunya cukup lama gitu ada sampai misalnya di satu industri besar gitu ya, kategori besar gitu, kita sudah bisa meretain ini dalam 16 tahun, terus dia tetap dengan kita. Karena tadi kita juga bisa memberikan, mendeliver apa yang mereka expect, dan kadang, banyak sih, melebihi ekspektasi mereka. Jadi, sukses story itu seperti itu yang akan jadi acuan buat kita di sini.

Nabila: Iya, iya, wow. Tadi aku tertarik banget sih, Pak, sama yang 16 tahun gitu ya, itu menjadi klien dari YNS itu sendiri. Itu salah satu, udah cukup lama banget sih itu ya, pasti 16 tahun gitu.

Yogi Priantoro: Betul, betul. Karena bisnis kita, eh, sorry, scope pekerjaan kita itu kan ada yang dari state enterprise atau BUMN, kemudian ada private, private juga ada yang skalanya nasional, ada juga yang internasional, dan kebetulan juga ada proyek yang juga pernah kita lakukan untuk di politik polisi misalnya dengan NGO-NGO, ada yang lokal dan juga dari internasional. Dan masih banyak lagi kalau kita ceritain.

Nabila: Iya, mungkin bisa dilihat saja di website-nya ya. Ada industri apa saja yang sudah pernah kita kerjakan. Oke. Ya, mungkin itu aja kali ya tadi untuk sese-storinya. Dari Kak Putri, Kak Bela dan Pak Yogi, terima kasih banyak untuk ceritanya. Nah, kalau mungkin aku simpulin kali ya dari diskusi kita hari ini, sebenarnya kita bisa melihat nih bahwa dari keberjalanan proyek itu sebenarnya tidak hanya ditentukan dari rencana yang baik, itu penting gitu ya, rencana yang baik itu penting, tetapi bagaimana proses eksekusinya juga, komunikasi tim yang kuat juga, gitu ya, antar proyek manajer dan tim member. Dan yang terakhir juga bagaimana kita bisa memonitor proyek itu secara konsisten gitu ya, sampai akhirnya klien ini merasa terfulfill gitu keinginannya. Sampai tadi menjadi klien tetap kita selama 16 tahun gitu ya Pak Yogya. Nah untuk WNS Palace nih, teman-teman konsultan juga dari WNS mungkin yang lagi menjalani proyek juga, semoga insight hari ini bisa membantu teman-teman gitu ya dalam merencanakan dan mengeksekusi proyek dengan lebih baik. Terima kasih sudah menonton YNS Perspective, sampai jumpa di episode berikutnya!